AWpXY408eFgTMZfAqTF4BFiqwKCPEBSc31nK3rsb

Pengertian Otomatisasi Administrasi Perkantoran Menurut Para Ahli, Manfaat, Tujuan dan Dampaknya

Pengertian Otomatisasi Perkantoran : Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia otomatisasi berarti penggantian  tenaga manusia dengan tenaga mesin yang secara otomatis melakukan dan mengatur pekerjaan sehingga tidak memerlukan lagi pengawasan manusia. Otomatisasi kantor adalah penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan antara komunikasi informal dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitasnya.

Waluyo menjelaskan bahwa era otomatisasi perkantoran dimulai bersamaan dengan berkembangnya teknologi informasi, penggunaan perangkat komputer untuk keperluan perkantoran. Sistem otomatisai kantor didefenisiskan sebagai sistem informasi berbasis teknologi komunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusika pesan, dokumen dan komunikasi elektronik lainnya antar individu, kelompok kerja dan organisasi.

Otomatisasi, otomatisasi perkantoran, otomatisasi administrasi perkantoran, pengertian otomatisasi administrasi perkantoran,
Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi kantor terdiri atas semua sistem elektronik formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berada di dalam maupun di luar perusahaan. Orang yang berada dalam satu kantor dapat menggunakan otomatisasi kantor untuk berkomunikasi dengan orang yang berada dalam kantor perusahaan lain. Berikut konsep dari otomatisasi kantor:
  1. Proses yang terjadi di perkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi.
  2. Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah tanpa rencana menuju aplikasi yang terencanan dan terpadu.
  3. Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.
  4. Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik.
  5. Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti.

Manfaat Otomatisasi Perkantoran.

Otomatisasi kantor terkait dengan berbagai komponen dalam menangani informasi mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. Berikut ini beberapa manfaat yang diperoleh perusahaan dalam pemanfaatkan sistem otomatisasi perkantoran:
  • Menyelesaikan pekerjaan kantor dengan lebih cepat
  • Mengurangi kebutuhan akan staf dalam jumlah besar
  • Memerlukan sedikit tempat menyimpan data
  • Beberapa orang dapat memperbarui data secara bersamaan dalam hal perubahan jadwal.

Tujuan Otomatisasi Perkantoran.

Seiring kemajuan zaman, komputer super canggih beserta perangkat lunak yang mendukung nya menjadikan kantor bisa semakin maju pesat. semua pendataan, perhitungan keuangan, Penyimapan bisa tersimpan otomatias dengan satu kalik klik. Simak Tujuan Otomatisasi Kantor adalah sebagai berikut:
  1. Penggabungan penerapan tekonologi
  2. memperbaiki proses pelaksanaan pekerjaan di kantor
  3. Meningkatkan produktifitas dan efektivitas pekerjaan
  4. Otomatisasi kantor memberikan kemampuan antar manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik dalam memecahkan masalah.
  5. Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.
Untuk tujuan yang lebih rinci untuk masa kini adalah sebagai berikut:
  1. Pendapatan yang lebih tinggi dengan biaya yang lebih murah
  2. Komputer menunda penambahan tenaga pegawai akibat beban pekerjaan yang meningkat karena kemampuan komputer yang fleksibel
  3. Pemecahan masalah kolompok atau tim
  4. Cara otomatisasi kantor berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah.
  5. Meminilasir Pembukuan dari Perangkat keras sehingga tercipta ruangan yang lebih luas, indah, nyaman dan kondusif
  6. Dapat digunakan sebagai pelengkap bukan pengganti.
  7. Sebagai suatu cara komunikasi bisnis, otomatisasi kantor bukan tanpa keterbatasan, tetapi otomatisasi kantor tidak akan dapat menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional seperti percakapan tatap muka, percakapan telefon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya.
Baca juga:

Dampak Otomatisasi Perkantoran.

1.  Dampak terhadap Pekerja dan Pekerjaan.
   Angkatan Kerja Wanita. Wanita yang bekerja semakin meningkat, hal ini ditandai dengan banyaknya bidang pekerjaan yang juga di geluti oleh kaum wanita. Perkembangan teknologi yang canggih mengharuskan wanita juga mampu beradaptasi dengan komputer dan mampu bersaing dengan laki-laki.
  Pekerja Profesional dan Teknis. Meningkatnya permintaan barang dan jasa karena pertambahan penduduk akan membutuhkan pekerja profesional dan pekerja teknis.
  Manajer dan Administrator. Perubahan organisasi, penggunaan mesin dalam bidang perkantoran mengakibatkan perubahan pada susunan manajer. Manajer terlatih semakin dibutuhkan untuk meningkatkan kemampuan pegawai sehingga memaksimalkan pendapatan perusahaan.
 Pegawai Administrasi. Perubahan kantor dari manual menuju otomatisasi mengakibatkan pegawai administrasi harus menguasai berbagai Aplikasi komputer yang berhubungan dengan komputerisasi di perkantoran.

2. Dampak terhadap Pendidikan dan Pelatihan Pegawai.
   Perubahan terhadap truktur pekerjaan menyebabkan permintaan terhadap pegawai yang terampil terus meningkat. Hal ini karena peluan kerja untuk orang yang tidak memiliki keterampilan terus berkurang. Pekerja dengan pendidikan tinggi yang terus bertambah memaksa mereka bekerja sebagai pegawai administrasi. Selain itu lowongan pekerjaan hanya diperuntukan bagi orang yang memiliki ijazah formal. Akibatnya peluang kerja bagi nonsarjana berkurang dan terjadi pengangguran.
Adanya berbagai jenis pekerjaan diperusahaan maka dibutuhkan pelatihan diberbagai tingkat pendidikan. Manajer kantor dapat menetapkan standar bagi operasional kantor sehingga para pengajar memahami klasifikasi pekerjaan yang dibutuhkan.

3. Dampak Terhadap Manajemen Menengah.
  Dengan adanya otomatisasi, pekerjaan manajemen menengah diprediksi menjadi berkurang. Namun hal ini tidak sepernuhnya benar. Dengan meningkatnya aplikasi proses data elektronik, kebutuhan terhadap manajer yang melakukan proses data meningkat.

Ada dua alasan mengapa pekerjaan manajemen menengah tidak berkurang. Pertama, keputusan manajerial pada tingkat ini terlalu jauh dari analisis mekanik, sebaliknya dengan adanya komputer manajer membuat keputusan yang lebih baik. Kedua, dengan adanya peralatan otomatisasi membuat pekerjaan menjadi lebih cepat tidak berarti peralatan tersebut selalu digunakan, maka peran manajer menengah dibutuhkan untuk menelaah penggunaan peralatan yang benar-benar dibutuhkan.
4. Dampak Terhadap Operasi Perusahaan.
  Adanya otomatisasi perkantoran membuat banyak perusahaan mulai memusatkan operasional mereka menggunakan sistem informasi komputer di seluruh pusat untuk mengumpulkan, mengolah dan mengirim data ke seluruh dunia. Semua perkembangan yang terjadi akibat otomatisasi perkantoran membawa pemikiran baru dalam struktur usaha dan konsep manajemen.
Akibat kemanjuan teknologi manajemen dapat berada dalam kendali satu atap. Sentralisasi proses informasi, pembentukan sistem total, dan kemampuan memproyeksi tujuan, biaya dan anggaran perusahaan secara akurat memerlukan pemahaman tentang fungsi manajerial yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian.
Otomatisasi dalam kantor tidak akan mengurangi kebutuhan terhadap pegawai. Mereka tidak lagi mengerjakan pekerjaan rutin. Tetapi masih dibutuhkan untuk mengumpulkan data, menyiapkan input bagi mesin, menjalankan mesin dan menerjemahkan output mesin.

Related Posts
Gokkira
Ordinary man and ordinary blogger
SHARE

Related Posts

Subscribe to get free updates